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そもそも販売代理店を使うことで得られる恩恵

私たち「ライセンスオンライン」は、ソフトバンクグループに属する販売代理店のひとつです。
私たちのようなSaaSやソフトウェア製品を専門に取り扱う販売代理店を利用するメリットは、目には見えない「ライセンス＝権利」を、”管理しやすく”、また”利用しやすく”することにあります。

例えば、次のような例を想像してください。

・自分たちの会社は、全体の従業員数は30名ほど。
 部署はいくつかあるが、概ね一部門で7～10名程度。
・社内のスタッフの流動は安定しているものの、成長を目指し、新卒採用や中途採用にしっかり力を入れている。
・DXやIT化は、完全ではないものの、リモートワークが安定して実行できるぐらいには準備できている。

こうした企業において、SaaS・ソフトウェアの販売代理店を利用する理由は、「ライセンスの管理」課題を解決するためといえます。

今や、仕事のメールを使ったりスケジュール管理をしたりする（Google WorkspaceやMicrosoft Outlook）のも、エクセルやパワーポイントなど（Microsoft365）を使うのも、ファイルを共有（Dropbox）したり、デザインを制作したり（Adobe Creative Cloud）、オンラインミーティングを行う（ZoomやTeams）のにも、SaaS・ソフトウェア製品は欠かせません。

SaaS・ソフトウェア製品というのは、現代のビジネス環境には、もはや必要不可欠なツール・システムといえます。

ところで、自社に従業員が一人増えたときに、これら「ビジネスの根幹」ともいえるツールのライセンスを、すべての公式サイト・管理画面で追加していくことを考えてみてください。
従業員が製品・ライセンスを利用できるようにするために、最初にライセンスの追加購入・決済（必要に応じて稟議申請）を行う必要があり、続いて、管理画面などから、アカウントを追加することが必要となります。

とくに最初のライセンスの追加購入は、例えば、従業員が離職してしまったときには、増やした分を削除する必要があり、ついつい忘れてしまうこともあります。
その際は、不要なライセンスの利用料を支払い続けることとなり、経済的にも不合理です。
それだけでなく、自社が使っているすべてのSaaS・ソフトウェア提供元の公式サイトで、ひとつひとつ購入手続きや不要なライセンスの削除手続きを行うのは、膨大な時間が必要となることは、容易に想像できます。

この「ライセンスの管理」課題を解決するのが、販売代理店の役割のひとつです。

販売代理店が、ビジネスを圧迫する見えないコストを削減

ライセンス管理におけるコストには、直接的な費用と間接的な費用とがあります。

直接的な費用とはもちろん、ライセンス自体の購入費用です。
さらにそれに加えて、実際にどれだけ効率的にライセンスが管理・保有されているか、も重要となります。
例えば、利用されていないアカウントが放置されている場合、その分の費用が無駄になりますし、ライセンスの更新時期を見逃したり、契約内容を正確に把握できていなかったりすることも、直接的なコストの増加に繋がります。
これらの「無駄」を削減するには、人員の増減にあわせた柔軟性のあるライセンス管理体制が必要です。

一方、間接的な費用について考えてみると、例えば、ライセンスの管理には担当者の人的リソースが割かれます。
特に中小企業の場合、IT・情シス部門が存在しないか、あっても1～2名などの少人数で運営されていることが多く、ライセンス管理に関わる業務が、従業員の過剰な負担となるケースが少なくありません。
中には専任ではなく”兼任”の情シスの場合があり、通常業務の合間に、ライセンス管理を行うこともあるようです。
専任・兼任を問わず、こうしたライセンス管理業務に追われることで、他の重要な業務が後回しになったり、ミスが発生したりすることがあります。

このようなビジネスを直接的・間接的に圧迫するコストを、販売代理店を利用することで解消する企業が増えているのが実態です。

更新漏れの予防でコストを最適化

自社が保有するライセンスを適切に管理し、アカウントの追加や減少などの対応を行うことで、無駄なコストを削減できる一方、すべての製品において、ライセンスの有効期限までも管理し、コストを最適化している企業は実は少ないのではないでしょうか？

SaaS・ソフトウェア製品のライセンス更新は、自動・手動の違いはありながらも、更新するための「手続き」が必要な場合がほとんどです。
しかし、複数のサービスを同時に利用している場合、すべての更新スケジュールを正確に把握し、必要な対応を行うのは容易ではありません。
特に、更新が切れるタイミングを逃してしまった場合、サービスが利用できなくなり、業務に大きな支障をきたすことがあります。
さらには更新時期でないと、ライセンス数の減少を認めない製品も中には存在するようです。

こういった状況で、更新時期を正確に把握し、必要な手続きを行うことは、専任のIT・情シス担当者であってもミスが発生しがちです。

私たちのような販売代理店は、お客さまのこうしたリスクを回避するために、更新時期のリマインドや手続きのサポートを行います。
また、更新のタイミングでお客さまの現在の利用状況をヒアリングし、不要なライセンスを解約したり、新しいライセンスを追加したりする提案を行うことで、コストの最適化を実現します。
このプロセスは、自社で行うと見落としがちなポイントを、第三者の目線でしっかりとカバーするため、結果的に費用対効果の高い運用を可能とします。

更新手続きを一本化することでライセンスの管理工数も削減

販売代理店を利用するメリットは、コスト面だけではありません。
ビジネスの実行・推進において多種多様なSaaS・ソフトウェア製品を利用する現代では、複数の製品の更新手続きを一本化できる点は大きなメリットといえます。

通常、企業が直接、メーカやベンダからライセンスを購入すると、メーカやベンダごとに異なる更新手続きや契約管理が必要になります。
この作業は非常に煩雑といえ、利用する製品が多ければ多いほど、また従業員の数が増えれば増えるほど、多数のライセンスを管理する必要があるため、人的リソースを大きく使うこととなります。
どのような企業でも、販売代理店を通じてライセンスを一元管理することで、この手続きの煩雑さを解消できます。

とりわけライセンスオンラインでは、複数製品の契約を、ライセンスオンラインというECサイトを通じて一括して管理できます。
これにより、お客さま側は単一の窓口で全てのライセンスに関する手続きを完了できるため、管理効率が大幅に向上します。

まとめ：賢い企業はライセンスオンラインで管理コストを削減

法人向けの製品を公式サイトで購入・契約することは極めて一般的であり、ほとんどの企業ではそうしているはずです。
しかしながら、これまでに紹介してきた直接・間接的なコスト面や、自社内の担当者のリソース面から、販売代理店での購入、すなわち私たちライセンスオンラインで製品をご購入いただく企業も増えています。

人的資本経営に代表されるような「人を大切にする」企業や、専任・兼任情シスとなっている従業員の管理工数を削減し業務効率化を図りたい企業など、賢い企業はすでにお乗り換えいただいている印象です。

製品によっては、ライセンスの有効期間中でも製品変更が可能ですので、まずはライセンスオンラインにメール会員登録をいただき、どのような製品ラインアップか、詳しく見たうえでご検討ください。

また、ライセンスオンラインのスタッフに製品名をお問い合わせいただくことで、お見積りの作成も可能です。
年間の費用がいくらぐらいになるか、予算取りを目的としたお問い合わせも歓迎いたしますので、お気兼ねなくお問い合わせくださいませ。
※SaaS製品のお見積り・お問い合わせについては、SaaS製品のお取扱いが豊富な「ライセンスオンラインBiz」で承っております。