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掲載日：2024年12月5日
Microsoft 365 Extra File Storageとは？
Microsoft 365（旧称：Office 365）をご利用されている企業・職場では、普段のメールやり取りにOutlookを使ったり、情報共有のためにTeamsを使ったりしていることかと思われます。
社会全体としてDXやIT化も進み、リモートワークを推進する企業では、TeamsはSharePoint Onlineの容量を使うため、ストレージ容量を圧迫してきた、という声を最近よく耳にするようになりました。
ライセンスオンラインでも何種類かのクラウドストレージは取り扱いがあるものの、Microsoft 365を利用していて、かつクラウドストレージの容量不足にお悩みの企業にぜひおすすめしたいのが、「Microsoft
365 Extra File Storage」です。
容量不足に陥る原因と解決策
社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している場合、Teamsにアップしたファイルは、基本的にSharePoint Onlineにアップロードされ、SharePoint OnlineにアップされたファイルをTeamsが参照するようになっています。
昨今は、ウェビナーの過去動画やオンラインミーティングの議事録用動画など、意外と容量の大きいファイルを取り扱うことが増えてきた方も多いかもしれません。
こうした容量の大きめのファイルを、社内全員が取り扱っていると、あっという間に800GB, 900GBまで容量を使っていた……という事態がありえます。
SharePoint Onlineの容量を増やすには、いくつかの方法がありますが、一般的に企業が使っているMicrosoft 365であれば、最初に思いつくのが「Microsoft 365 Extra File Storage」による1GB単位での容量追加です。
SharePoint Onlineの容量を追加した方が良い理由
SharePointの容量ではなく、OneDriveの容量を増やすのでは何が違うのか？とお考えの方もいるかもしれません。
通常、OneDrive for Businessは個人用のストレージであり、契約内容にもよりますが、基本は各ユーザーに1TBの容量が提供されます。
一方、SharePoint OnlineはMicrosoft 365を利用中の組織全体で共有するストレージであり、チームやプロジェクト単位でのファイル共有やコラボレーションに適しているだけでなく、前述のようにTeamsと連携されているため、OneDriveの容量を上げるのではなく、SharePoint
Onlineの容量を上げることが適しています。
また、Dropboxなどの他のサービスと比べても、SharePoint OnlineはやはりMicrosoft製品との連携が極めてスムースであり、利便性、快適性の面でアドバンテージがあります。
仮にDropboxを利用する場合、例えばTeams上で資料を共有するようなシーンで考えると、
（1）Dropboxに、共有したいファイルをアップロードする
（2）アップロードしたファイルの共有設定を行う
（3）ファイルの共有用リンクをコピーする
（4）Teamsにて、コピーしたリンクを共有する
（5）共有された人は、Dropbox上でファイルを閲覧する
このような流れとなります。
日頃Teamsを利用している方であれば想像しやすいかと思いますが、TeamsとSharePoint Onlineの組み合わせであれば、資料共有をする際も、そのままTeamsのメッセージ入力欄にファイルをアップロードするだけです（この手軽さが、SharePoint Onlineの容量を増やしてしまう要因でもあります）。
定期的にSharePoint Onlineのクリーンアップを実施していない場合は、意外とストレージの残量があと少ししかない、枯渇の一歩手前、などもあり得ますので、この機会に残容量の確認をおすすめいたします。
購入する前に金額目安のご相談を
SharePoint Onlineの容量追加は1GB単位ですので、必要な分だけ購入することが可能です。
まず手始めに1GB買ってみて、それでも足りなくなったら追加する、という運用もできますが、結果的に何度も追加購入をしていて発注の手間がかかった、という事態になるかもしれません。
例として、ウェビナー動画編集の業務があったとします。
容量の目安は、Youtubeにアップされているような高画質動画で考えると、約1分で約30MB、約34分の動画で約1GB、といった具合です。
したがって画質にもよりますが、1時間のウェビナー動画は、およそ2GB程度と考えるのがよさそうです。
この動画を、編集して直して……3回修正しただけでも、3本分の容量、すなわち6GB程度は必要となります。
この動画編集作業が月に何回あるか？年に何回あるか？といった考えのもと、どれくらいの容量を追加すればよいか検討する必要があります。
実際には、様々なビジネスシーンで容量の大きいファイル（営業用の、画像をふんだんに使ったパワーポイント資料は1MBを超える場合も）を取り扱いますから、実は意外とすぐに1GBは使ってしまいそうです。
そこで、ライセンスオンラインの出番です。
様々なユースケースを目の当たりにしてきた私たちに、企業規模や事業の活動内容によって、どれくらいの容量を追加すべきか、ご相談可能です。
もちろん購入前に、社内の稟議や申請に必要なお見積りを発行・取得することができるため、気兼ねなくご相談ください。
お客さまのご要望にあわせ、容量追加のご相談だけでなく、現在ご利用中のMicrosoft 365のエディション変更も承っております。
また請求書払い（NP掛け払い）や前払いにも柔軟に対応していますので、ぜひご相談ください。