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Adobe Acrobatとは

Adobe AcrobatはPDFファイルの作成や編集、共有が可能な文書管理ソフトウェアです。

テレワークが普及した現代では、契約書のやり取りやWeb・チラシのデザインの確認などPDFを扱うビジネスパーソンも増えてきました。
そのためPDFファイルを受け取った際に「ここが間違っているから、変更したい」、「ここの図式について補足したい」など、PDFそのものを変更したいと考える人も多いかと思います。
そこで活躍するのが「Adobe Acrobat」というソフトウェアです。

PDFの編集やファイル形式の変換、アンケートや署名機能、パスワードや保護によるセキュリティの強化など企業として業務を行う中で必要な文書管理機能がしっかりと入っています。
こうしたソリューションを活用することで効率化を図り、生産性向上を実現することが可能になります。

法人向けライセンスはAcrobat Standardグループ版とAcrobat Proグループ版、Acrobat Proエンタープライズ版がありそれぞれ使用できる機能に若干の差異があります。

Adobe Acrobatでできること

ここでは、ライセンスオンラインでも取り扱いのあるAdobe Acrobat Proの特長的な機能について、いくつかピックアップしてご紹介します。

- PDFのテキストや画像の編集、ページの並べ替えなど

Acrobatの機能で最もイメージされやすい機能です。
テキストを編集したりコメントを残したりなどが簡単に行えます。

またページの並び替えや削除なども可能で、PDFファイル内を自由に編集することができます。

- PDFフォームの作成

契約書などで良く見る形式です。
PDFに直接入力が可能で、申込書やアンケートなどで使われることが多いものになります。

- PDF内の表示されている機密情報を墨消し

ファイル内の機密情報が閲覧されないように、PDFファイル上での墨消しが可能です。
他の画像編集ソフト等を使用せずに対応できるため効率化が期待できます。
（Adobe Acrobat Standardでは本機能は利用できません）

- 2つのバージョンのPDFを比較し、すべての差分を確認

2つのPDFファイル間での差分を確認できます。
先ほどの「墨消し」を施したファイル（左）と、元となるファイル（右）とを比較しています。
どこがどう違うかを明示するため、たとえば契約書などでの変更箇所の確認やWEBページの差分チェックなどに活用できます。
（Adobe Acrobat Standardでは本機能は利用できません）

- パスワードと権限を追加

ファイルを保護するためにパスワードや権限設定を行うことが可能です。
独自に設定したパスワード保護やアクセス権などをセキュリティポリシーとして保存することも可能で、ガバナンス強化にも役立ちます。

また、法人向けのライセンスの場合WebベースのAdmin Consoleでライセンスを再割り当てることができたりMicrosoft 365などのエンタープライズ向けアプリとの連携が可能だったりと業務での利用を効率化できる機能が追加されています。

他にもPDFに直接リンクを設定できたり、モバイル端末からも利用できたり、PDFファイルを外出先で確認、コメントを付けて修正依頼をかけ、帰社後、修正点を差分チェックして問題ないことを確認したうえで取引先に提出といった対応も可能です。

Adobe Acrobatを有効に使える職種は？

Adobe Acrobatは様々な職種で活用が可能です。

例えば営業部門では、取引先から送られてきた資料がPDFだった場合に、修正箇所を直接ファイル上で指定したりコメントしたりすることができます。
社内向け資料を外部に共有する際も、不要なページを事前に削除したり墨消しを施したりしたうえで送付することが可能になっているため、機密情報の管理にも役立ちます。

また法務部門では、リーガルチェックの過程で契約書の修正が何度も発生するのが日常です。
Adobe AcrobatであればPDFファイルの差分チェックが可能なため指摘した条項のみが正しく修正されているものかどうかを明確にすることができます。
契約締結時に申込書をAdobe Acrobatで事前に作成しておけばPDFファイルのみのやり取りで完結できるためワークフローを迅速に回すことも可能です。
大企業の場合は専属の法務担当者がいたり、専用のツールを導入したりといったことが可能かもしれませんが、そうした対応が難しい中小企業などの場合は、大いに役立つでしょう。

さらに、デザイン部門などの場合も、仕上がったデザインに対するレビューをPDFファイル上で行えるため、修正依頼の際の認識齟齬が起こりにくくなります。
参考URLもPDFから直接飛べるようにすることで、メールとの画面を行ったり来たりすることも減り、細かなタスクレベルでの生産性向上が期待できます。

総務・経理部門ではOCR機能を活用して紙データのデジタル化を進めることもでき、過去の請求書などのデータのペーパーレス化への貢献が可能です。

以上のように各部門における文書管理の中で多くの活用方法があり、業務の効率化に貢献することが可能になっています。

これらに加え、より広範な部門にまたがっての幅広い業務の進行をお考えの場合は、Adobe Acrobatだけでなく、Adobe Signやモバイルアプリなども提供サービスに含む「Adobe Document Cloud」のご利用を検討いただくとよいかもしれません。

Adobe Document Cloudの詳細はこちらの記事でも解説しています。

Adobe Acrobatの購入ならライセンスオンライン

「PDFをもっと活用したい」そして「電子契約業務ソリューションの個別契約は高い」とお考えの方からすれば、ビジネス文書の管理ソリューションがオールインワンとなっているAdobe Document Cloudや、Adobe Acrobatの単体購入は、最適解ではないでしょうか。

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また、公式直販にはないメリットとして、Adobe以外のメーカーの製品も含めたライセンス管理を一括で行うことができ、管理コストを抑えられます。
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