お役立ち情報

テレワークの普及やデジタル化の推進によって、契約書や請求書といった書類が電子データ化される機会が増加しました。
これらの電子文書へ捺印や署名を行うには、「電子署名」が必要です。電子署名に関しては、法律も定められています。
この記事では、電子署名法の基本知識や、その対応サービスでもある「Adobe Sign」の導入などに関してご説明します。

企業の契約に関わる「電子署名法」とは？

電子署名とは、その電子文書が正式なものであり、改ざんされていないことを証明するものです。
電子署名法では、電子契約において紙の契約書と同様の法的効力を持たせる制度などを定めています。

従来の紙の契約書では、署名や捺印があることで正式な書面として証明されていましたが、現代ではインターネットの普及や電子取引の普及が進んだことで、契約書や請求書などの重要な文書においてもPDFをはじめとする文書データ、すなわち電子文書でやり取りする機会が増えています。

ただ、PDFデータに捺印されていたとしても編集ソフトを用いることで容易に削除や書き換えができてしまいます。
そこで、紙の場合の印鑑や署名の役割を担うのが「電子署名」になります。
電子署名には次のような役割があります。

• 契約書などの文書を本人が作成したことを証明する
• 契約書などの文書が改ざんされていないことを証明する

しかしこうした電子署名だけでも、偽装は容易にできてしまいます。そのためさらに「電子証明書」と「タイムスタンプ」の付与も必要となります。

電子証明書は、認証局が発行する証明書であり、タイムスタンプは刻印されている時刻時点で電子文書が存在していることを示すものです。

このように電子署名法に基づく電子証明書やタイムスタンプなどによって、契約書などの電子データに法的効力を持たせることができます。

ライセンスオンラインで購入可能な電子署名サービス

電子証明書やタイムスタンプを含めた電子署名サービスを利用する場合、国の認定を受けた電子署名サービスがおすすめです。
法務省が発表している「電子署名法に基づく特定認証業務の認定について」にて事業者名を参照できますが、ライセンスオンラインで取り扱う電子署名サービスとして、アドビ株式会社が提供する「Adobe Sign」をご紹介します。

Adobe Sign

PDFを開発したAdobeが提供する電子契約システムです。世界中で使われており、年間数十億回の取引処理件数を誇ります。
Adobe Signを利用すると、ブラウザ上でメールアドレスを入力・契約書に署名欄を作成といった簡単な工程だけで、契約書作成の作業が完了します。
契約書を受け取った側は、メールアドレスとブラウザを利用すれば簡単に署名することが可能です。MicrosoftやSalesforceの製品とシステム連携できる点も強みといえます。

Adobe Signの費用と導入方法

Adobe Signを購入する際、「小規模企業版」と「ビジネス/エンタープライズ版」の2種類から選ぶ必要があります。
中小企業においては、そもそも契約締結に伴う電子署名を行う中心人物は2～5名程度ではないでしょうか？
そのような2～9ユーザーまでの使用が想定される中小企業にうってつけのプランが「小規模企業版」です。

Adobe Creative CloudやAdobe Document Cloudを利用していれば、1ライセンスあたり月額4,270円（1ライセンス/税込 ※Adobe公式サイト価格）の追加費用で、電子署名サービスの「Adobe Sign」を使うことが可能です。
Adobe Creative CloudやAdobe Document Cloudを利用していても、Adobe Signは別に契約する必要があるため注意しましょう。

Adobe Signの主な機能には、電子サインの依頼、自動リマインダーと通知、ユーザーとグループの管理などがあります。

Adobe Signをライセンスオンラインで購入するメリット

電子署名は企業の契約業務に必要となるサービスで、今後も使用する機会は増えるでしょう。
普段からAdobe Document Cloudなどを利用している企業は、月額の追加費用を支払うことで電子署名法に対応したサービスであるAdobe Signを利用できます。

この購入コストをなるべくコストを抑えたい時や、Microsoft Officeなどほかの製品も同時に購入する場合には、Adobeの正規販売代理店である「ライセンスオンライン」で購入することをおすすめします。
ライセンスオンラインでは、「VIP:Value Incentive Plan（バリューインセンティブプラン）」を適用することでボリュームディスカウントが利用でき、ライセンス数が多くなればAdobeの公式サイトよりも購入するよりも、安く購入できる場合があります。

さらに販売代理店で購入する場合は直販とは異なり、Adobe製品に限らずほかの製品と合わせ買いをすることで、ライセンスの管理がライセンスオンライン上で行えます。
スタッフの増減にあわせて契約中のライセンスを追加したり削除したりするときにすべての製品を一括で更新できるため、管理者の負担を削減します。