お役立ち情報

Dropboxは、ローカルフォルダをDropboxと同期させ、あたかもローカルフォルダ、社内サーバのような感覚で使えることが特徴のクラウドストレージサービスです。

無料で利用開始することができるため個人で活用されている方も多いサービスですが、法人向けのプランでは組織として必須となる機能が強化されより使い勝手がよくなっています。

今回はこの法人向けプランのDropbox Businessの特長と、実はお得にライセンスを購入できる販売代理店経由の購入メリットをご紹介します。

法人向けDropboxの特長

ビジネス向け（法人向け）Dropbox Businessは、個人版とは違い、法人組織での利用を前提とした特長を持っています。

例えばクラウドストレージサービスのコアともいえる「ストレージ容量」は、Standardプランは1チームで5GB、Advancedプランは必要に応じて容量の追加が行えるので、増え続けるデータ量に悩まされることがなくなります。
また、作業ファイルの共有や、作業ファイルへのフィードバックもコメント機能を利用して簡単に行うことができます。

導入を主導する情シス担当者のメリットとしては、セキュリティ面を強力にする管理コンソールの存在があります。
ユーザーライセンスを一元管理することができるだけでなく、企業内のデータを保護するため、管理者はチーム外とのファイルやフォルダ共有をチーム メンバーに許可/禁止することができます。また、管理者は監査ログにアクセスして、メンバーがファイルやフォルダを共有した相手のメール アドレスを確認することができます。
閲覧権限をコントロールすることができるため、チーム全体で利用できるチームフォルダ、プロジェクト単位で利用する共有フォルダなど共有目的に応じて共有範囲や閲覧・編集の権限を付与することができます。

セキュリティも個人向けとは異なり強化され、上述の閲覧権限と併用することで会社の機密ファイルを細かなレベルまで保護できます。
Advancedプランではイベントログも保存されており、ガバナンス強化にも一役買うことが可能です。

Dropboxを販売代理店経由で買うことのメリット

法人向けDropboxの購入方法は大きく分けて、直販と販売代理店の2パターンがあります。
販売代理店経由で購入するメリットを紹介します。

• 独自の導入サービスが用意されている場合がある

  販売代理店経由のメリットは実はここが大きいところでもあります。
  大手家電量販店で家電を買うシチュエーションを考えるとわかりやすいかと思いますが、ほとんどの場合はメーカー直販での購入よりも小売店での購入の方が安いケースがほとんどです。

  この理由は「メーカーがブランド価値を下げたくない」と言う点と「小売店の方が流通経路を押さえている」点が大きく関係しています。

  メーカーは自社のサービスに対して安売りイメージを付けたくないことがほとんどといえます。
  また、直販が最安になると小売店の売上が落ちてしまうため小売店の販売価格を下回らない価格にする必要があります。
  結果として小売店の方が独自のキャンペーンなどで安くなっているケースが発生するのです。

• 代理店独自のオプションが付くケースがある

  直販とは異なり、販売代理店は様々なベンダーのサービスを取り扱っています。
  その中には当然Dropboxと相性が良いサービスも存在します。

  Dropbox公式で案内されているツールだけでもビジネスチャットツールのSlackやWEB会議システムのZoom、AdobeのPhotoshopとの連携などメジャーなツールが多数あり企業によって活用方法が様々です。

販売代理店を経由するとこうした複数のサービスのライセンスを一括管理することが可能となり、情シス担当者としての管理コストを大きく抑えることが可能になります。
直販の場合はベンダーごとに別々の管理となるため、たとえば人材採用などでライセンスの追加購入をする場合も、利用ツールが増えれば増えるほど、ライセンス追加手続きが増えます。

また、ある販売代理店は、こうしたサービスを組み合わせることによって独自のオプションを作り上げることが可能で、直販だけではできない「ソリューション」としての提供を行っている企業もあるようです。

法人向けDropboxのプラン

Dropboxの有料プランには大きく分けて2つあります。
個人向けプラン、そして法人向けプランです。

個人向けプランは基本的に個人およびその家族が利用することを想定しているためアカウントやファイルの管理機能がありません。

法人向けプランについては、さらに細分化され3つのプランがありますが、その内、小規模チーム向けのStandard、大規模チーム向けのAdvancedについて解説します。

法人向けDropboxはコストを抑えたファイルサーバとしての最適解

これまでの時代は、社内でファイルサーバを立ててデータを管理するのが一般的でした。
しかしテレワークが推進され、自社のスタッフが常に社内にいるわけではなくなった現在、クラウドストレージを活用したファイルサーバの運用はこれからどんどん進んでいくと考えられます。

法人向けDropboxは長年のサービス提供で管理機能、セキュリティ機能が強化され使い勝手が非常に高くなっており、保守管理部分を外部に任せられる点からもひとりあたりの生産性が重要な中小企業にとっては有用なサービスとなっています。

販売代理店経由で購入することでコストも抑えつつライセンス管理の手間も減らし、より生産性の高い業務に集中できる環境を整えることが、今後の企業としての価値を高めるために重要なことではないでしょうか？

ぜひ法人向けDropboxの導入について、ご検討いただければと思います。