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掲載日：2021年11月21日
WEB会議システムのリプレイスは
販売代理店を活用してベストの選択を
テレワークが中心となった昨今、取引先から招待メールが送られてきたりテレワークを実施している社内スタッフとの会議で使ったりと、WEB会議システムの利用機会が非常に高まってきています。
テレワーク時代のコミュニケーションインフラとも言えるWEB会議システムですが、その分、自社にとって快適とは言えないサービスを導入してしまうと長期間に渡って業務効率が落ちてしまいます。
今回は販売代理店を活用して最善のWEB会議システムを選択する方法についてご紹介します。
WEB会議システムの提供形態
テレワークの推進によって商談、社内会議、セミナー、面接と、様々な場面で活用され近年一気に普及してきたWEB会議システムですが、このシステムには大きく分けて3つの提供形態があります。
クラウド型（SaaS）
現在最も普及しているのがこの形式ではないでしょうか。
代表的なサービスとしてはZoomがあります。
この形式はベンダーのサーバを使用し、ブラウザを介して、またはソフトウェアをインストールして利用するタイプです。
サービスによっては次のブラウザ型と併用できるパターンもあります。
費用面でも無料で使えるものから存在し、またクラウド型で提供されているため社内に専用サーバを設置する必要がなく、利用のハードルが非常に低いことが特長です。
ブラウザ型
クラウド型と同様、比較的普及してきているのがこの形式です。
代表的なサービスとしてはGoogleのmeetがあります。
※モバイル版はアプリのインストールが必要となっています
他のグループウェアなどと一緒にバンドルされているケースなどもあり、クラウド型と同様比較的コストを抑えやすいサービスと言えます。
アプリのインストールが不要のため利用のハードルが非常に低いのが特長です。
オンプレミス型（サーバ型）
自社のサーバ内にインストールして利用するのがこの形式です。
代表的なサービスとしてV-cubeなどが挙げられます。
自社のセキュリティポリシーが厳格だったり、細かいカスタマイズが必要だったりする場合に選択される形式で、多くは大企業や高いセキュリティレベルが要求される企業などに採用されています。
金額面では、初期導入費用と保守費用で済むことが多いようです。
現在は大多数の企業でクラウド型もしくはブラウザ型での導入が主流となっており、利用ユーザー数によって契約ライセンス数を調整しコストを抑制しながら業務にフィットさせているケースが多いようです。
代表的なWEB会議システムとお勧めのサービス
WEB会議システムを提供する会社は数多くありますが、代表的なサービスをご紹介します。
いずれも基本的な機能は持ち合わせたうえでUIや連動性、セキュリティなど強みがあり、企業のニーズに併せて選択の余地があるサービスとなっています。
- Zoom
言わずと知れたWEB会議システムの有名サービスです。
参加者招待の簡単さやUIのわかりやすさ、そして通常、最大参加人数100名というウェビナーも開催しやすい仕様など、WEB会議システムに特化したサービスとして非常に充実した機能を持っています。会議の録画も可能になっており、ウェビナーのアーカイブ動画の作成などにも役立ちます。
- Microsoft Teams
コラボレーションツールという立ち位置ともいえるTeamsは、会議やチャット、通話、共同作業を統合して行うためのプラットフォームです。
Office365の提供アプリ内に含まれるため、Office365を利用している企業の場合はインストール済みとなり、企業間での会議に利用しやすいのはメリットといえます。またコスト面でも、Office365の費用と案分という考え方もできるため、いわば非常に低コストでweb会議システムを利用することができる形になります。
Word、Excel、PowerPointと言ったOfficeのアプリケーションとの連動性が良いのも魅力です。 - Google Meet
Googleの提供しているWEB会議システムです。
PCでの利用の際はブラウザで完結できるため利用しやすいのが特徴です。
元々ビジネス用途で開発されたこともありGoogleの各種サービスとの連動性も良く、カレンダー上からミーティングの設定が可能など、すでにGoogleのサービスを利用しているユーザーからすれば使い勝手は良好です。プランによっては10万人のライブストリーミングも可能になっており、スケーラビリティの面では高い性能を持ち合わせています。
販売代理店の上手な使い方
販売代理店へ相談することで、自社にとって最適なサービスを選択することが可能です。
しかし、そのためにはいくつかポイントを押さえておく必要があります。
自社の使い方で複数サービスを比較した長所・短所を聞く
WEB上で検索すると、サービスを比較した記事が無数にヒットします。
が、実際に「うちの使い方では具体的にどうなのか？」に対して回答が書いてある記事は、当然ですがほぼ確実にありません。
検索することで得られる機能比較表を見ながら「自社ではどうか」を考えるのも大事ではありますが、販売代理店であればサービスの特徴を把握しているスタッフが在席しているため、相談のうえで適切な回答を貰うことが可能です。
例えば、
- 70人ほどの企業で用途が外部とのミーティングに加えて採用活動（ウェビナー、面接）にも使用しており、ウェビナーについては一部アーカイブとして残しておく必要があるので録画が必要。
- 採用を強化しているのでライセンスの増減は比較的多く発生する。
こういった場合に最適なWEB会議システムは？となった場合、比較表で細かな機能比較を行うよりは、相談することで類似事例や同業種への導入経験があるかもしれない販売代理店の方が、圧倒的にスムーズと言えます。
他社の活用事例を貰う
販売代理店の強みは、複数サービスを取り扱っていることによる知識の幅と、多数のクライアント事例を把握している実績です。
ベンダーの直販とは異なり第三者的な立ち位置となるため、活用事例としての成功例だけでなく、場合によっては失敗例をも確認することができるかもしれません。
この活用事例をもとに、自社での導入失敗や「導入しただけで全然使わない」となる可能性を抑制することが可能です。
他ソリューションと組み合わせてのディスカウント相談
法人向けのシステム・サービスは、ボリュームディスカウント制度を設けている場合があります。
ですが、単体サービスではボリュームディスカウントに届かなくても、社内で必要な複数のソリューションを同時に購入することでディスカウントの可能性が出てくるケースも存在します。
例えば、WEB会議システムとPC、モニタなどとのかけあわせで、ボリュームディスカウントがあるかもしれません。
WEB会議システムは販売代理店の知識を生かして最善の選択を
WEB会議システムはオンラインでの会議や面談が増えている中、ビジネスインフラとなりつつあるツールです。
ぜひ販売代理店にご相談いただき、最善の選択をできるようお手伝いさせてください。